Mail

Kontext ist das Mailprogramm im Browser und am Handy für den eigenen Mailserver Stalwart – gebaut für Teams mit gemeinsamen Postfächern. Mails kommen per JMAP-Push ohne Neuladen; Thunderbird, Outlook und die Mail-App am Handy verbinden sich weiter per IMAP und SMTP.

Im Team

• Gemeinsame Postfächer (info@, rechnung@) stehen bei jedem Mitglied in der Seitenleiste, mit voller Adresse wie das eigene – so heißen sie überall, auch in den Listen, bei Aufgaben, im Chat, im Kalender und in den Kontakten. Antworten gehen als info@ hinaus, mit dem Namen der Person, die geantwortet hat; die Liste zeigt, wer schon geantwortet hat („Jonas · 14:02“). Rechte je Person: kein Zugriff, nur lesen, lesen und senden. Mehr
• Mails zuweisen: In info@ gibt „Zuweisen“ eine Mail einer Person („Mir zuweisen“, eine Kollegin aus dem Postfach, niemandem) und hakt sie als „Erledigt“ ab. Alle im Postfach sehen es an der Mail und in der Liste („Anna“, „Erledigt · Anna“); die Filter „Mir zugewiesen“ und „Offen“ zeigen, was noch auf einen selbst oder aufs Team wartet. Mehr
• Alle Posteingänge in einer Liste: das eigene Postfach und die gemeinsamen zusammen.
• Kategorien wie „In Bearbeitung“, „Wartet auf Antwort“, „Erledigt“ – mehrere je Mail, eigene dazu, per Regel gesetzt. In info@ sieht sie das ganze Team: eine kleine Aufgabenliste.
• Besprechen statt weiterleiten: „Besprechen“ (b) bringt eine Mail als Karte in den Team-Chat; „Aufgabe“ (t) macht eine Aufgabe daraus.
• Textbausteine für Standardantworten, eigene und gemeinsame für info@. Beim Einfügen wird {Name} zum Namen des Empfängers ({Vorname} zu seinem Vornamen), {Datum} zum heutigen Datum und {Absender} zum eigenen Namen. Jedes andere Wort in geschweiften Klammern ist ein eigenes Feld, etwa {Auftragsnummer}: Kontext fragt in einem kleinen Fenster nach allen Feldern des Bausteins und setzt die Antworten ein; ein leer gelassenes Feld bleibt als {Feld} im Text stehen, damit es nicht vergessen wird.

Ordnen und finden

• Suche wie in Gmail über alle Ordner und Postfächer, mit Operatoren wie von:, an:, betreff:, hat:anhang, ist:ungelesen, kategorie:, in:info@, nach:/vor: (auch englisch: from:, has:attachment …) und Vorschlägen beim Tippen. Sie findet auch Wörter, die nur in einem PDF-, Word- oder Excel-Anhang stehen; solche Treffer tragen „im Anhang“.
• Regeln („wenn Absender, Empfänger, Betreff oder Text … dann in Ordner, markieren, Kategorie setzen, weiterleiten, Aufgabe anlegen“) laufen auf dem Server beim Eingang, auch wenn Kontext zu ist; aus einer Mail heraus angelegt, auf Wunsch auch auf vorhandene Mails.

- Mailliste sortieren: das Symbol mit den zwei Pfeilen oben in der Liste (auch am Handy) – neueste oder älteste zuerst, ungelesene, markierte oder Mails mit Kategorie zuerst (in der Reihenfolge der Kategorien), nach Absender oder Betreff (A–Z) oder die größten zuerst. Innerhalb einer Gruppe stehen die neuesten oben. Die Wahl gilt für alle Ordner, „Alle Posteingänge“ und die Suche und bleibt auf dem Gerät gespeichert. In der Gesprächsansicht zählt das ganze Gespräch: hat eine seiner Mails eine Markierung oder ist ungelesen, steht es oben, gezeigt mit seiner neuesten Mail. Wiedervorlage (nach dem Zeitpunkt der Rückkehr) und „Geplant“ behalten ihre eigene Reihenfolge. Sortiert wird auf dem Server (JMAP Email/query, RFC 8621), auch beim Nachladen.

• Ordner und Unterordner, verschieben per Menü oder Ziehen, auch zwischen info@ und den eigenen Ordnern.
• Ordner verwalten: „…“ neben einem Ordner in der Seitenleiste (am Desktop beim Darüberfahren, am Handy im Ordner-Bildschirm immer) bietet Umbenennen, Verschieben (unter einen anderen eigenen Ordner oder ganz nach oben) und Löschen. Beim Löschen kommen die Mails darin in den Papierkorb, die Unterordner werden nach der Rückfrage mitgelöscht. Alle als gelesen markieren gibt es für jeden Ordner mit ungelesenen Mails, auch für den Posteingang, und gilt für alle Mails im Ordner, nicht nur die geladenen. Die Standardordner (Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Archiv, Spam, Papierkorb) lassen sich nicht umbenennen, verschieben oder löschen; in gemeinsamen Postfächern zeigt das Menü nur, was die eigenen Rechte erlauben.
• .eml-Dateien importieren: einzelne Mails, die als Datei gesichert wurden (aus Thunderbird, Apple Mail oder Kontexts „Als Anhang weiterleiten“), mit dem Knopf rechts neben „Alle / Ungelesen“ in den geöffneten Ordner holen – auch mehrere auf einmal – oder auf die Liste oder einen Ordner in der Seitenleiste ziehen. Sie kommen gelesen an; als Eingangszeit gilt das Datum der Mail, sonst die Zeit des letzten Empfangs-Servers. Kontext sagt danach, wie viele angekommen sind und welche Dateien nicht, mit Grund. Nicht unterstützt sind Outlooks .msg (ein eigenes Binärformat, das Stalwart nicht als Mail liest); ganze Outlook-Postfächer kommen über den Umzug (als .pst) oder „Postfach verbinden“. In Entwürfe, Markiert und Wiedervorlage wird nicht importiert, in gemeinsame Postfächer nur mit dem Recht, Mails hinzuzufügen.
• .mbox-Dateien importieren: ein ganzer Ordner als eine Datei – aus Thunderbird (der Ordner ohne Endung im Profil, umbenannt in .mbox, oder per ImportExportTools), aus Apple Mail („Postfach exportieren“) oder Googles Takeout (alle Mails einschließlich Spam und Papierkorb in einer Datei) – geht über denselben Knopf oder per Ziehen in den geöffneten Ordner. Jede Mail behält ihr Datum; gelesen, markiert und beantwortet kommen mit, wo das Programm es in die Datei geschrieben hat (Gmails Labels „Unread“ und „Starred“, Thunderbirds X-Mozilla-Status, Status und X-Status), sonst gilt die Mail als gelesen. In Thunderbird gelöschte, aber noch nicht komprimierte Mails bleiben draußen. Der Browser liest die Datei Stück für Stück, auch mehrere GB; der Tab muss dafür offen bleiben, alle 500 Mails sagt Kontext, wie weit es ist. Gmails Labels werden dabei keine Ordner, alles landet im gewählten Ordner, auch Spam und Papierkorb; wer ein Gmail-Postfach mit Ordnern umziehen will, nimmt „Postfach verbinden“.

- Ordner als .mbox exportieren: „…“ neben einem Ordner mit Mails → Als .mbox exportieren speichert alle Mails des Ordners (ohne Unterordner), älteste zuerst, als eine Datei <Ordner>.mbox (mboxrd, RFC 4155), die Thunderbird (ImportExportTools), Apple Mail und Kontexts eigener Import lesen. Gelesen, markiert und beantwortet stehen als Status und X-Status darin, an Stelle der Kennzeichen, die eine aus einer .mbox übernommene Mail noch aus der alten Datei trägt (X-Gmail-Labels, X-Mozilla-Status). Der Browser lädt die Mails einzeln und setzt die Datei vor dem Speichern zusammen: Chrome und Edge lagern große Dateien auf die Festplatte aus, Firefox und Safari halten mehr im Arbeitsspeicher. Ordner bis etwa 1 GB sind kein Problem; für größere oder ein ganzes Postfach ist ein Mailprogramm über IMAP der Weg. - Bild des Absenders an jeder Zeile der Liste, wie bei Gmail: das Foto des Kollegen oder Kontakts, sonst die Initialen; in „Gesendet“ der erste Empfänger. Ein Absender, den die Prüfung nicht bestätigt, bekommt kein Foto. Fotos kommen nur aus den eigenen Kontakten und Profilen, nie aus dem Internet (keine Logos oder Favicons). - Die Leiste über einer Mail: die Aktionen für fast jede Mail, alle gleich: „Archivieren“ (e), „Löschen“ (#), „Als Spam markieren“ (!, im Spam „Kein Spam“), „Wiedervorlage“ (w), „Markieren“ (s) und in gemeinsamen Postfächern „Zuweisen“, rechts „Antworten“. Alles Seltenere liegt unter „Weitere Aktionen“ (die drei Punkte): antworten an alle, weiterleiten, drucken, als .eml speichern, als ungelesen markieren (U), verschieben, Kategorie, Aufgabe (t), Besprechen (b) und Regel. Ist der Lesebereich breit genug, steht bei jeder Aktion ihr Name; wo der Platz knapp ist, am Handy oder im schmaleren Lesebereich, zeigen alle nur ihr Symbol. - Mehrere Mails auf einmal (Kästchen links an jeder Zeile, Strg-/Shift-Klick, x; am Handy lange drücken): archivieren, löschen, gelesen, Kategorie, verschieben, Aufgaben erstellen, als Anhang weiterleiten. Das Kästchen steht an der Stelle des Bildes und erscheint, sobald die Maus darüber ist, die Tastatur dort steht oder Mails ausgewählt sind. - Am Handy wischen: eine Mail nach links wischen archiviert, nach rechts gelesen/ungelesen; je Richtung einstellbar (Am Handy). - Rückgängig: Nach Archivieren, Löschen (in den Papierkorb), Spam und Verschieben – ob eine Mail, mehrere ausgewählte oder gewischt – steht „Rückgängig“ in der Meldung unten; z (oder Strg+Z, wenn kein Textfeld den Cursor hat) nimmt den letzten dieser Schritte zurück. Die Mails kommen in ihren Ordner zurück. Endgültig Gelöschtes (aus Papierkorb oder Spam) und in ein anderes Postfach Verschobenes lässt sich nicht zurückholen. - Spam und Papierkorb leeren: oben in der Liste der beiden Ordner, nach einer Rückfrage mit der Zahl der Mails. Gelöscht ist dann gelöscht – Stalwarts Community-Edition hebt nichts auf. Eine Mail, die zugleich in einem anderen Ordner liegt, verlässt nur Spam bzw. Papierkorb. In gemeinsamen Postfächern nur, wer dort löschen darf.

• Unterhaltungen beim Lesen: frühere Mails und die Antworten seitdem, Zitate eingeklappt; gruppiert wie Gmail auf Wunsch.
• Wiedervorlage: eine Mail aus dem Weg bis morgen, Montag oder einem Zeitpunkt – dann ist sie wieder oben im Posteingang, ungelesen, auch bei geschlossener App. Auch für mehrere ausgewählte Mails auf einmal (der Wecker in der Leiste über der Auswahl), in „Alle Posteingänge“ über eigene und gemeinsame Postfächer hinweg; dort stehen die wieder vorgelegten Mails aller Posteingänge ebenfalls oben.

Schreiben

• Formatierter Text, Antworten mit Zitat, Anhänge, Empfänger-Vorschläge aus der Firma und den Kontakten, Signatur je Absenderadresse.
• Rechtschreibprüfung: Text und Betreff prüft die Rechtschreibprüfung des Browsers bzw. des Betriebssystems, in der Sprache der Oberfläche (Einstellungen → Sprache); falsch geschriebene Wörter werden unterstrichen, Vorschläge gibt es per Rechtsklick. Eine Grammatikprüfung gibt es nicht.
• Mehr Formatierung rechts in der Leiste: Schriftgröße (Klein, Normal, Groß, Sehr groß), Textfarbe, Hintergrundfarbe und Tabellen – einfügen, dann im Menü Zeilen und Spalten hinzufügen oder löschen, Kopfzeile an/aus. Alles geht als Inline-Stil hinaus, so sehen es Outlook, Gmail und Apple Mail wie geschrieben; im Textteil steht eine Tabellenzeile je Zeile, die Zellen mit Tabulator getrennt. Dieselbe Leiste haben die Signaturen.

- Bilder im Text: über „Bild einfügen“ in der Leiste, mit Einfügen aus der Zwischenablage (etwa ein Bildschirmfoto) oder durch Ziehen in den Text; Fotos (JPEG), PNG, GIF und WebP. An den Ecken lässt sich ein Bild größer oder kleiner ziehen, das Seitenverhältnis bleibt. Es geht als Inline-Bild hinaus (cid:, zusammen mit dem HTML in multipart/related), so zeigen es Outlook, Gmail und Apple Mail im Text statt als Anhang; ein Entwurf behält seine Bilder. Andere Dateien, auch SVG, kommen weiter als Anhang mit. Bilder im zitierten oder weitergeleiteten Original bleiben im Text und gehen wieder als Inline-Bilder mit; eine Weiterleitung nimmt auch die Anhänge mit. Bilder aus dem Internet bleiben im Zitat nur, wenn sie in der Mail geladen waren.

- „Antwort an“ (Reply-To): neben „Cc / Bcc“ blendet „Antwort an“ ein weiteres Adressfeld ein, mit denselben Vorschlägen. Antworten auf die Mail gehen dann an diese Adressen statt an den Absender – etwa eine Mail von Jonas, auf die das Büro unter info@ antworten soll. Das Feld gilt für jeden Versand, auch verschlüsselt oder unterschrieben (dort steht es außen und in den geschützten Kopfzeilen), und bleibt im Entwurf erhalten. Eine Vorgabe je Absenderadresse steht unter Einstellungen → Signatur („Antwort an“, mehrere Adressen mit Komma); sie füllt das Feld bei jeder neuen Mail, Antwort und Weiterleitung von dieser Adresse (auch aus dem gemeinsamen Postfach heraus), und wer den Absender wechselt, bekommt dessen Vorgabe – außer, man hat das Feld selbst geändert.

Umgekehrt antwortet Kontext auf eine Mail mit „Antwort an“ an diese Adresse, nicht an den Absender (bei einer fremden Adresse mit der Warnung beim Lesen, siehe unten).

- „Anhang vergessen?“ Steht im eigenen Text oder im Betreff „Anhang“, „anbei“, „angehängt“, „beigefügt“, „attached“ …, aber nichts ist angehängt, fragt Kontext vor dem Senden nach: „Datei anhängen“ oder „Ohne Anhang senden“. Nur der eigene Text zählt: nicht das Zitat, nicht die weitergeleitete Mail, nicht die Signatur und nicht ein übernommener Betreff („AW: …“).

• Als Anhang weiterleiten: im Menü „Weitere Aktionen“ einer Mail, oder für mehrere gewählte Mails in der Leiste über der Liste. Das Original geht ganz und unverändert als Datei <Betreff>.eml (message/rfc822) mit – mit allen Kopfzeilen und Anhängen, etwa für den Steuerberater oder die IT, die die Kopfzeilen prüfen will. Mehrere Mails kommen als mehrere Dateien in eine neue Mail. Kontext nimmt dafür die Rohfassung, die Stalwart von jeder Mail hat (JMAP blobId), es wird nichts herunter- und wieder hochgeladen. Eine verschlüsselte Mail geht so weiter, wie sie kam: verschlüsselt, lesen kann sie nur, wer den Schlüssel hat.

• Hinweis „Extern“ (schaltet die Firmenverwaltung ein): Mails von außerhalb der Firma tragen in der Liste und beim Lesen die Marke „Extern“. Geht eine Mail an Empfänger außerhalb, fragt Kontext vor dem Senden einmal nach – „An externe Empfänger senden?“ mit diesen Adressen, „Zurück“ oder „Trotzdem senden“. Kommt vorher „Anhang vergessen?“, folgt diese Frage danach. Dasselbe gilt für Einladungen im Kalender, die neue Teilnehmer von außerhalb bekommen. Intern sind die eigenen Domains der Firma und die eingetragenen Partner-Domains, jeweils mit ihren Subdomains.

• Pflichtangaben: Hat die Firmenverwaltung sie eingetragen (Firmenverwaltung), stehen sie beim Schreiben grau unter dem Text – zu sehen, aber nicht änderbar. Kontext hängt sie erst beim Senden an, ganz unten (auch unter dem Zitat), im HTML- und im Textteil; Entwürfe enthalten sie nie, so stehen sie auch nach dem Öffnen eines Entwurfs oder nach „Rückgängig“ nicht doppelt da.

• Senden rückgängig (5 bis 30 Sekunden) und später senden („morgen 8 Uhr“) – der Server sendet, auch wenn der Rechner aus ist.
• Lesebestätigung anfordern; eine erbetene beantwortet man mit einem Klick, nie von selbst. Die gesendete Mail zeigt „Gelesen von …“, auch wenn das Programm des Empfängers die Bestätigung anders betitelt oder nur im Bericht auf die Mail verweist. Die Bestätigungen selbst legt Kontext still ab: gelesen ins Archiv, statt den Posteingang zu füllen – aber nur solche, die wirklich zu einer eigenen gesendeten Mail mit der Bitte gehören; alles andere bleibt im Posteingang.
• Zustellbestätigung anfordern (das Paket mit Häkchen in „Neue Mail“): Die empfangenden Server schicken einen Zustellbericht (DSN, RFC 3461) – der Nachweis, dass die Mail angenommen wurde, oder warum nicht. Anders als die Lesebestätigung hängt sie nicht vom Empfänger ab, sondern von seinem Mailserver; sie sagt nichts übers Lesen. Die gesendete Mail zeigt dann „Zugestellt an … · Zeit“ (oder „Nicht zugestellt“, „Verzögert“); der Bericht selbst liegt im Posteingang und zeigt oben, wen er betrifft, ob zugestellt, wann und – bei einem Fehler – die Begründung des Servers. Verschlüsselte und signierte Mails gehen ohne diese Anfrage.

Was Stalwart dabei tut und was nicht, steht unter Architektur → Zustellbestätigung. - Vertraulich senden und PGP/S/MIME: siehe Verschlüsselung. - Aus Dokumente anhängen, Anhänge in Dokumente ablegen: siehe Dokumente. - Am Handy stehen unter „Neue Mail“ nur Senden, später senden, Anhängen und Verwerfen in der Leiste; Lese- und Zustellbestätigung, Vertraulich senden, Unterschreiben und „Als Entwurf speichern“ liegen unter „Weitere Aktionen“ (die drei Punkte, farbig, sobald etwas davon an ist; in Warnfarbe, wenn „Vertraulich senden“ an ist, aber nicht geht – der Grund steht dann unter der Leiste).

Abwesenheit und Signaturen

• Abwesenheitsnotiz unter Einstellungen → Abwesenheit: „Abwesenheitsnotiz einschalten“, auf Wunsch mit Zeitraum („Ab“, „Bis“), Betreff und Nachricht. Wer einem schreibt, bekommt einmal diese Antwort. Sie kommt vom Mailserver, also auch, wenn Kontext und der Rechner aus sind, und sie verträgt sich mit eigenen Regeln. Eine „Vertretung“ steht als eigene Zeile in der Nachricht; hat die Firmenverwaltung Abwesenheitsvorlagen angelegt, füllt „Vorlage“ die Nachricht mit Name, Enddatum und Vertretung – danach lässt sie sich frei ändern.
• Für Kollegen (etwa bei Krankheit) trägt die Firmenverwaltung die Abwesenheit ein, mit einer Vertretung in der Antwort (Firmenverwaltung).
• Vertretung in einem Schritt unter Einstellungen → Vertretung: eine Kollegin wählen, „Lesen“ oder „Bearbeiten“, Postfach, Kalender und Kontakte ankreuzen, „Freigeben“. Sie findet das Postfach unter „Postfächer“ („Postfach von …“), Kalender und Kontakte unter „Geteilt mit mir“. „Lesen“ zeigt Mails, Termine und Kontakte und lässt Mails als gelesen markieren und kennzeichnen (Stalwart trennt das nicht); „Bearbeiten“ legt Mails auch ab, löscht sie und ändert Termine und Kontakte. In Ihrem Namen senden und Ordner anlegen kann die Vertretung nicht; später angelegte Ordner sind nicht dabei (einfach noch einmal freigeben). „Wer hat Zugriff“ zeigt jede Kollegin, die etwas davon lesen oder ändern darf, auch was einzeln über „Teilen“ freigegeben wurde. „Alles entziehen“ nimmt ihr all das auf einmal; nur dass sie wie alle sieht, wann man belegt ist, bleibt. Mehr

- Signatur unter Einstellungen → Signatur: für jede Adresse, von der man sendet (die eigene, info@ …), Absendername, die Vorgabe für „Antwort an“ und Signatur mit Formatierung. Eine neue Mail bekommt die Signatur der Absenderadresse, eine Antwort über dem Zitat. - Firmen-Signatur: Legt die Firmenverwaltung eine an und übernimmt sie für alle, ersetzt sie die Signaturen aller Mitarbeiter, auch selbst geänderte.

Sicherheit

• Warnung vor gefälschten Absendern: wenn der Absender nicht bestätigt ist, sich jemand von außen als die eigene Firma ausgibt oder Antworten an eine andere Adresse gehen (ein Muster bei Rechnungsbetrug); „Details anzeigen“ zeigt SPF, DKIM, DMARC und die Spam-Bewertung. Mehr
• Als Spam markieren (!) und „Kein Spam“ – der Filter lernt aus beidem.
• Als Phishing melden im Menü „Weitere Aktionen“, sobald die Firmenverwaltung eine Adresse dafür eingetragen hat (Firma): die Mail geht als Anhang (.eml) an die IT oder den IT-Dienstleister und landet im Spam.
• Absender blockieren im Menü „Weitere Aktionen“: nur diese Adresse oder alle von ihrer Domain (samt Subdomains wie news.…, aber nicht ….net). Die Mail und alle künftigen von dort landen im Spam (nichts wird gelöscht). Das ist eine Regel „Blockiert: …“ ganz oben in den Regeln; wer sie dort löscht, hebt die Sperre auf. Kollegen und die eigenen Domains werden nicht angeboten.
• Bilder aus dem Internet laden erst auf Wunsch, oder sofort für Absender, denen man vertraut (auch alle Kontakte) – aber nur, wenn die Mail wirklich von ihnen kommt.
• Newsletter abbestellen mit einem Klick direkt an der Mail.
• Mails werden in einem abgeschotteten Rahmen ohne Skripte angezeigt.

Weitere Postfächer: Gmail, GMX, WEB.DE & Co.

Unter Einstellungen → Weitere Postfächer verbindet jede Person ihre anderen Adressen: Neue Mail kommt alle zwei Minuten in Kontext, gesendet wird als diese Adresse über den Server des Anbieters (damit SPF und DMARC stimmen), Antworten gehen von der Adresse, an die die Mail ging. Mehr

Anhänge, Drucken, Tastatur

• Vorschau von Fotos und der ersten PDF-Seite; ein Klick öffnet sie groß.
• Alle herunterladen: Hat eine Mail mehrere Anhänge, lädt der Knopf unter ihnen alle in einer ZIP-Datei <Betreff>.zip herunter, auch am Handy. Kontext packt sie im Browser, ohne zu komprimieren (PDFs, Fotos und Office-Dateien sind es schon); gleiche Namen bekommen „ (2)“. Ohne ZIP64 geht das bis 4 GB, weit mehr, als eine Mail tragen kann.
• Als .eml speichern im Menü „Weitere Aktionen“ lädt die ganze Mail als Datei <Betreff>.eml herunter, so wie sie ankam: mit allen Kopfzeilen und Anhängen, etwa zum Ablegen oder für den Steuerberater. Thunderbird, Outlook und Apple Mail öffnen sie.
• winmail.dat: Ältere Outlook-Versionen packen ihre Anhänge in eine Datei „winmail.dat“ (TNEF). Kontext packt sie im Browser aus und zeigt die Dateien darin als normale Anhänge, mit Vorschau, Herunterladen und „In Dokumente“. Dafür lädt Kontext sie als Blobs ins Postfach hoch (Stalwart räumt nicht verwendete nach einer Weile weg). Eingebettete Outlook-Elemente bleiben draußen. Geht das nicht (eine Datei, die Kontext nicht lesen kann, ein Postfach nur zum Lesen), bleibt die winmail.dat selbst stehen.

- Drucken nur der Mail, sauber auf A4 (auch mit Strg+P); Bilder aus dem Internet kommen mit, wenn sie in der Mail geladen sind. - Tastaturkürzel wie in Gmail; ? zeigt alle. - Neben der Mail (auf breiten Bildschirmen): wer schreibt, mit Firma, nächsten Terminen, letzten Mails und „Anrufen“.